viernes, 1 de febrero de 2013

Cómo llevar el IVA en GnuCash

- Introducción.

Esto es un pequeño tutorial explicando cómo calcular el IVA con GnuCash, un programa gratuito de contabilidad. Voy a dar por supuesto que tienes una idea del manejo general del programa, yo me voy a centrar en el IVA.

No soy contable, sólo un autónomo intentando llevar bien sus cuentas. Desconozco si es el método más correcto, lo único que sé es que no he encontrado ningún tutorial más claro que éste, y que los números salen bien.


- Preparación del programa.

La preparación es un poco farragosa, pero sólo hay que hacerla una vez.

Para este tutorial he creado un conjunto de cuentas de prueba, con un saldo de partida de 2000€


El primer paso consiste en crear las cuentas de IVA. Las vamos a meter todas en el Pasivo.

Pasivo : IVA - Tipo de cuenta: Pasivo. Cuenta padre : pasivo. Esta será la cuenta padre de las otras cuentas.

Pasivo : IVA : IVA Repercutido -  Tipo de cuenta: Pasivo. Cuenta padre : IVA. Aquí aparecerá el IVA que estamos cargando en nuestras facturas.

Pasivo : IVA : IVA Soportado -  Tipo de cuenta: C/ Pagos pendientes . Cuenta padre : IVA. Aquí aparecerá el IVA que nos cobran a nosotros. Se cambia el tipo de cuenta para que aparezca en negativo (luego verás por qué).

Pasivo  : IVA : IVA Pagado -    Tipo de cuenta: C/ Pagos pendientes . Cuenta padre : IVA. Aquí anotaremos los pagos que hacemos.

Al final, las cuentas deben quedar así:


Ahora hay que definir las tablas de impuestos. Vete al menú principal,  Negocios, Impuestos de Ventas. Crea un nuevo impuesto, IVA, indica el tipo actual (21%)  y asocialo a la cuenta Pasivo:IVA:IVA Repercutido. Quedará así:


Si necesitas emitir facturas con tipos de IVA distintos, necesitarás crear varias tablas.

Si emites facturas que no cobras en el momento, deberías crear una cuenta Activo:Pendiente de cobro del tipo C/Cobros pendientes.

Dependiendo de la actividad de la empresa, deberías crear una cuenta de ingresos. Por ejemplo, si te dedicas a instalar redes locales (por decir algo), crea una cuenta Ingresos:Instalación de redes locales.

Con esto hemos terminado la preparación. Vamos a ver los procedimientos a seguir cada vez que se introduce una factura.

- Cuando EMITIMOS una factura.

Yo llevo el control de las facturas que emito a través del menú de negocios. Vamos a suponer que necesitamos emitir una factura de 100 € más IVA, y vamos a suponer que nos la pagan 30 días más tarde mediante una transferencia bancaria.

El primer paso es dar de alta el cliente. Nos vamos al menú de Negocios -> Cliente -> Nuevo cliente.

Ahora, vamos a crear una factura nueva. Vuelve al menú de Negocios -> Cliente -> Nueva Factura. En el primer formulario, escribe el número de factura, selecciona al cliente que creaste en el paso anterior, y dale a Aceptar.

Aparecerás en la ventana de edición de la factura:


Bien, ahora puedes empezar a meter conceptos. En la cuenta de ingresos deberías especificar la actividad que está generando el ingreso (igual tienes que crear la cuenta antes). En el precio unitario debes especificar el precio sin IVA. En la tabla de impuestos, debes seleccionar IVA. Si todo está bien, verás que te calcula los impuestos en la última columna.

Una vez hayas terminado de introducir los datos, dale a Guardar y fíjate en el grupo de tres iconos que aparecen en último lugar  en la barra de herramientas. Debes darle a "Contabilizar esta factura en su cuadro de cuentas.". Cuando te salga la ventana, aprovecha para crear una nueva cuenta de Activo: Pendiente de cobro (si no lo has hecho todavía), y dale a aceptar. Vete a la solapa general, y vamos a ver cómo han quedado las cuentas porque han pasado varias cosas interesantes:


En primer lugar, como la factura está emitida pero no cobrada, en nuestra cuenta de Activo:Pendiente de cobro nos aparecen los 121 euros. En nuestro Pasivo:IVA:IVA Repercutido aparecen los 21 euros de la factura emitida y en nuestros ingresos aparecerán los 100 euros de la base imponible.

Finalmente, suponemos que han pasado 30 días y nos pagan la factura. Tenemos que volver a nuestra factura (Negocios -> Cliente -> Buscar Factura), visualizarla y seleccionar "Introducir un pago para el dueño de nuestra factura" (en la barra de herramientas, el último icono). En la pantalla que nos sale tenemos que seleccionar Contabilizar en : Activo:Pendiente de pago y cuenta de transferencia Activo:Activo Circulante:Cuenta Corriente.

Si vuelves a la pantalla general, verás que  el dinero de la cuenta Activo:Pendiente de cobro se ha transferido a la cuenta corriente.

- Cuando PAGAMOS una factura de la que nos podemos deducir el IVA.

Vamos a suponer que hemos hecho una compra de material de informática de 50 euros + IVA = 60.5€ en total , y que hemos pagado con una transferencia bancaria desde nuestra cuenta corriente.

Para las facturas pagadas prefiero no usar el menú de negocios, y meter las transacciones en su cuenta directamente. Para este caso, iría a a Activo:Activo Circulante:Cuenta Corriente , haría doble click para que se abra una cuenta, y empezaría a meter una nueva transacción.

Introduce la fecha y el concepto, sáltate la columna de transferir y mete el total en la columna Total Salida.... ¡pero no le des a intro todavía! Necesitamos desglosar la entrada, así que dale al botón desglosar (en la barra de herramientas), e introduce la base imponible y el IVA por separado:


Fíjate cómo queda el asiento. De tu cuenta corriente sale un total de 60.5€ . 50€ van a la cuenta de gastos de informática, mientras que 10.5 van a tu IVA soportado. Si revisas la solapa de cuentas:

En la cuenta de IVA aparece nuestro IVA soportado como una cantidad negativa, y nuestra cuenta de IVA refleja la cantidad que le debemos a Hacienda (en nuestro caso, 21 - 10.50 = 10.50 €) .

- Cuando pagamos el IVA.

Supongamos que nuestra empresa no ha tenido más actividad, y que ha llegado el feliz día de rendir cuentas.

Para reflejar el pago creamos una transacción desde Activo:Activo Circulante:Cuenta Corriente a Pasivo:IVA:Iva Pagado. La cantidad se descontará del total de IVA que seguirá reflejando nuestra deuda con Hacienda (21 euros IVA repercutido - 10.5 IVA soportado - 10.5 IVA Pagado = 0 €, en el caso de nuestra empresa. Si hubiéramos seguido facturando, aparecería el IVA del trimestre actual)

Nuestras cuentas quedarán así: